Les logiciels comptables en ligne (QuickBooks, Pennylane, Zoho Books, Sage en ligne, etc.) contiennent parmi les données les plus sensibles de votre activité : chiffre d’affaires réel, marges, données bancaires, noms de clients et fournisseurs avec les montants de vos transactions. Qui peut y accéder mérite une vérification régulière.
Audit des accès : faites-le maintenant
Connectez-vous à votre logiciel comptable et cherchez la section “Utilisateurs” ou “Collaborateurs” dans les paramètres. Vous devriez voir la liste de toutes les personnes qui ont accès à votre compte. Pour chacune, demandez-vous :
- Cette personne travaille-t-elle encore avec moi ?
- A-t-elle toujours besoin de cet accès ?
- Son niveau d’accès est-il adapté à son rôle actuel ?
Supprimez ou désactivez les accès qui ne sont plus justifiés. Cette vérification prend 10 minutes et devrait être faite au moins une fois par an, et après chaque changement dans votre équipe ou vos prestataires.
Les niveaux d’accès : comprendre les droits
La plupart des logiciels comptables proposent plusieurs niveaux d’accès :
- Administrateur / Propriétaire : accès total, peut modifier les paramètres, ajouter des utilisateurs, exporter toutes les données. Devrait être réservé au gérant.
- Comptable : accès aux données comptables pour la saisie et l’analyse, généralement sans possibilité de modifier les paramètres de compte. Adapté à votre expert-comptable.
- Collaborateur limité : accès à des fonctions spécifiques (saisie de factures, rapprochement bancaire) sans vue sur l’ensemble des données. Adapté à un assistant administratif.
- Lecture seule : peut consulter mais pas modifier. Utile pour des tiers qui ont besoin de données spécifiques ponctuellement.
L’accès de votre comptable : ce qui est normal
Votre expert-comptable ou cabinet comptable a besoin d’un accès à vos données comptables — c’est normal et nécessaire. Ce qui est moins normal :
- Un accès administrateur complet alors qu’un accès comptable suffit
- Un accès maintenu après la fin de la relation avec ce cabinet
- Un accès partagé avec plusieurs personnes du cabinet via un seul identifiant (idéalement, chaque collaborateur du cabinet qui accède à vos données devrait avoir son propre compte)
Les exports de données : contrôlez qui peut les faire
L’export de toutes vos données comptables en un fichier CSV ou Excel est une fonctionnalité utile — et un risque si des personnes non autorisées peuvent le faire. Vérifiez dans votre logiciel quels niveaux d’accès permettent l’export des données, et limitez cette permission aux utilisateurs qui en ont réellement besoin.
Mots de passe et 2FA sur le cloud comptable
Votre propre compte administrateur sur votre logiciel comptable doit bénéficier :
- D’un mot de passe unique et fort (différent de tous vos autres mots de passe)
- De la 2FA si le logiciel la propose (vérifiez dans les paramètres de sécurité du compte)
Si votre logiciel comptable ne propose pas la 2FA, c’est un point à aborder avec votre prestataire ou à considérer pour le choix d’un outil alternatif lors de votre prochain renouvellement.
Pour les autres aspects de la gestion des accès, voir Comptes salariés et intérimaires et le Guide cyber pour commerçants.